La asignación de activos fijos, con su respectivo doliente
Es de vital importancia en la asignación de los activos fijos en una compañía, conocer quien es el encargado de cada activo fijo, con el fin de controlar el riesgo de hurto, pérdida de uso o deterioro del activo fijo.
Le aporta valor al proceso de asignación de activos fijos, los siguientes puntos:
- La designación de persona responsable.
- La locación ( Georeferenciación).
- Estado en el cual se entrega el activo fijo.
- Verificación de conformidad en el momento del rertorno del activo fijo.
El control de cada uno de éstos puntos se puede llevar a cabo por medio de una hoja de excel o un software para la gestión de activos fijos, siendo este último la solución tecnológica adecuada. Hoy en día podemos conseguir soluciones gratuitas que nos permiten realizar esta gestión de activos fijos.
En el momento de la asignación del activo fijo
Estos son los campos mínimos que debería tener un formato para la asignación de activos fijos, es muy importante que al fina del diligenciamiento de los formularios el doliente pueda firmar la asignación, con esto deja en firme el documento y este se convierte en valido para una posterior reclamación o un llamado a descargos.
- Fecha
- Nombre del funcionario al cual se va asignar.
- Número de documento.
- ID de la transacción.
- Precio del activo fijo.
- Nombre del producto.
- Referencia.
- Bodega o locación en la cual se va a realizar la asignación.
- Observaciones.
- El serial de la placa para activos fijos.
El formato adecuado para asignación de activos fijos
En el momento del retorno del activo fijo.
En el momento del retorno del activo fijo el encargado de recibirlo en su defecto casi siempre es el almacenista, debe verificar la conformidad del activo fijo vs el acta de asignación y de esta manera proceder a dejar las notas respectivas del estado actual. Toda esta cadena de custodia de la información se debe llevar con herramientas digitales que permitan el fácil acceso a la misma para consulta y verificación de todo el proceso.
Conclusión
En conclusión, un control adecuado de los activos fijos es crucial para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Con la implementación de una solución digital eficiente, como Eguard Control®, los emprendedores y dueños de negocios pueden centralizar y unificar su información, asegurando precisión y acceso a la información de forma accesible y unificada. La identificación y el etiquetado adecuados de los activos, así como la determinación de la asignación y la responsabilidad de los activos, son factores clave para mantener la integridad de los activos y evitar su robo o deterioro. Siguiendo estos consejos, las empresas pueden lograr un control efectivo y eficiente de sus activos fijos, lo que conducirá a una mayor productividad y rentabilidad.
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