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Control De Activos Fijos

Con estos 8 tips en el control de activos, conseguirás eficacia y eficiencia.

Recomendaciones en el control de activos fijos, que harán efectivo el proceso de control.

¿Qué debe buscar en una solución digital que le ayude en el control de los activos fijos?

Centralización de la información mediante un software.

¿Cómo busco una solución digital que unifique la información? ¿Que debe ofrecer?

Busque manejar su información de manera accesible y unificada, por ende, que desde una misma plataforma que sea fácil controlar.

Por lo tanto, que esta también garantice la eficacia y eficiencia en el control.

Y que además le permita identificar los activos de forma individual, con etiquetas de alta durabilidad.

Identificar los activos.

¿Cómo se pueden marcar?

Suponiendo que necesita diferenciarlos y poder identificarlos. Cada activo debe ser correctamente etiquetado.

En otras palabras, además de tener tecnología de punta que lo ayude diligenciándolo.

Asignación de dolientes.

Un doliente, es el responsable de la integridad de cada equipo o dispositivo.

Por encima de todo, el aplicativo debe determinar dentro de cada departamento, quien es el encargado de cada activo.

Es decir, ayudará a evitar hurto o deterioro. 

Ubicación del activo en Mapa Digital.

¿Cuál es la mejor opción, para saber dónde están los activos?

Lograr integrarse con Google Maps para facilitar los procesos.

Es decir, que pueda ubicar cada activo fijo disponible, en las diferentes sedes de su compañía.

Seguimiento de cada activo. 

¿Cómo darle seguimiento?

Es conveniente que la plataforma le permita mirar la ubicación, estado y doliente del activo como valor fundamental.

Para que, de este modo, pueda planificar el ¿qué hacer con el activo?

Identificación de valor de cada activo.

¿Qué valor tiene? ¿A quién fue comprado?

En realidad, al hacer el ingreso del activo, debe contener la información de la descripción de la factura.

Eso significa que debe permitir el ingreso del costo, el proveedor y la descripción del articulo (nombre).

Gestión de mantenimiento.

¿Qué debo cuidar del activo?

Por su puesto que la integridad, pero ¿Que necesito saber?

Como programar y administrar de forma individual el mantenimiento operativo.

Como cuidar el estado físico. Colocando observaciones del estado en el que está.

¿Cada cuánto se deben programar los mantenimientos?

Dependiendo de uso dado al activo.

Por ejemplo: que permita ingresar comentarios descriptivos. (Se programa mantenimiento de pintura, para la fecha programada)

Auditoria periódica, con control histórico.

¿Cómo verifico la inficiona registrada?

El registro de tan información puede ser engorroso lo recomendable

Fácil acceso y manejo informativo.

En otras palabras, por medio de una plataforma que sea compatible con formatos contables para el debido control.

Que a su vez, le permita auditar la información sin complejos procedimientos.

 

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Activos Fijos Vulnerables

¿Cuán importante es para usted el control activos fijos Vulnerables de su empresa?

En la actualidad, diferentes soluciones digitales dan seguimiento, control y mantenimiento de Activos Fijos Vulnerables por medio de diferentes estrategias y plataformas.

Y ciertamente, es fundamental e importante conocer la cantidad de sus activos. Así como, el valor de los mismos.

Entonces conociendo ¿dónde? y ¿cómo se encuentran?, usted puede garantizar diferentes procesos.

Ahora bien, como valor agregado es interesante considerar que, actualmente en Colombia, muchas son las compañías aseguradoras que solicitan este requerimiento, lo que le garantiza una adecuada cobertura en las pólizas con el valor real de sus activos.

Eguardcontrol® protegiendo Activos Fijos Vulnerables

¿Cuán vulnerable son tus activos ante perdida, robo o deterioro?

Si usted desconoce la cantidad de activos, el estado en el que se encuentran y quien es el responsable de cada uno de ellos.

Sus activos fijos son vulnerables ante la perdida o deterioro. En otras palabras, es momento de buscar una herramienta le ayude solucionar y gestionar esta necesidad.

Protección Eguardcontrol® para Activos Fijos Vulnerables con seguimiento

¿Tiene su empresa el adecuado control y seguimiento de sus activos Fijos Vulnerables?

El saber donde se encuentran (sedes,bodegas, ciudades, locaciones, etc) es lo ideal.

En cuanto a el control y gestión de cada activo se recomienda el uso de una plataforma digital maneje la integración de los mapas de Google para facilitar el proceso.

Por encima de todo, la información debe ser descargable en un formato amigable, que le permita cargar o descargar información sin costos adicionales. Además de poseer tecnología de punta en la identificación y marcación de los activos.

Y por último, pero no menos importante, que pueda acceder a su información desde cualquier parte del mundo y en tiempo real.
Tomando en cuenta y practica estas recomendaciones usted y su patrimonio estará menos vulnerable, controlado y protegido.

Conclusión

En conclusión, el control de los activos fijos de su empresa es crucial para el éxito y la estabilidad de su negocio. Al implementar soluciones y estrategias digitales para monitorear, controlar y mantener sus A.F.V. , puede protegerlos contra pérdidas, robos y deterioros. Esto no solo protege sus activos, sino que también garantiza que tenga información precisa para fines de seguro y otras consideraciones financieras. Por ello, es importante priorizar el control y seguimiento de los activos fijos de su empresa, para garantizar la longevidad y el éxito de su negocio.

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Asignación de Activos Fijos

La asignación de activos fijos, con su respectivo doliente

Es de vital importancia en la asignación de los activos fijos en una compañía, conocer quien es el encargado de cada activo fijo, con el fin de controlar el riesgo de hurto, pérdida de uso o deterioro del activo fijo.

Le aporta valor al proceso de asignación de activos fijos, los siguientes puntos:

  1. La designación de persona responsable.
  2. La locación ( Georeferenciación).
  3. Estado en el cual se entrega el activo fijo.
  4. Verificación de conformidad en el momento del rertorno del activo fijo.

El control de cada uno de éstos puntos se puede llevar a cabo por medio de una hoja de excel o un software para la gestión de activos fijos, siendo este último la solución tecnológica adecuada. Hoy en día podemos conseguir soluciones gratuitas que nos permiten realizar esta gestión de activos fijos.

En el momento de la asignación del activo fijo

Estos son los campos mínimos que debería tener un formato para la asignación de activos fijos, es muy importante que al fina del diligenciamiento de los formularios el doliente pueda firmar la asignación, con esto deja en firme el documento y este se convierte en valido para una posterior reclamación o un llamado a descargos.

  • Fecha
  • Nombre del funcionario al cual se va asignar.
  • Número de documento.
  • ID de la transacción.
  • Precio del activo fijo.
  • Nombre del producto.
  • Referencia.
  • Bodega o locación en la cual se va a realizar la asignación.
  • Observaciones.
  • El serial de la placa para activos fijos.

El formato adecuado para asignación de activos fijos 

 

En el momento del retorno del activo fijo.

En el momento del retorno del activo fijo el encargado de recibirlo en su defecto casi siempre es el almacenista, debe verificar la conformidad del activo fijo vs el acta de asignación y de esta manera proceder a dejar las notas respectivas del estado actual. Toda esta cadena de custodia de la información se debe llevar con herramientas digitales que permitan el fácil acceso a la misma para consulta y verificación de todo el proceso.

Conclusión

En conclusión, un control adecuado de los activos fijos es crucial para el buen funcionamiento de cualquier negocio. Con la implementación de una solución digital eficiente, como Eguard Control®, los emprendedores y dueños de negocios pueden centralizar y unificar su información, asegurando precisión y acceso a la información de forma accesible y unificada. La identificación y el etiquetado adecuados de los activos, así como la determinación de la asignación y la responsabilidad de los activos, son factores clave para mantener la integridad de los activos y evitar su robo o deterioro. Siguiendo estos consejos, las empresas pueden lograr un control efectivo y eficiente de sus activos fijos, lo que conducirá a una mayor productividad y rentabilidad.

Plaqueteo Para Activos Fijos 

Plaqueteo Para Activos Fijos 

¿Cual debo elegir ?

En el momento de llevar acabo la marcación y elegir las etiquetas para el plaqueteo activos fijos, nos encontramos con una diversidad de posibilidades, nos llegan propuestas con:

  • Etiquetas con códigos de barras.
  • Placas con códigos QR.
  • Marcación con códigos Datamatrix.

No sabemos cual elegir, en esta guía te daremos a conocer las diferencia y prestaciones de cada una de ellas.

Se pueden utilizar diferentes tipos de marcación para individualizar los activos fijos. A continuación realizamos el comparativo de dos etiquetas más utilizadas,  en la marcación de activos fijos.

Etiquetas con código de barras:

  1. Códigos unidimensionales.
  2. Clasificadas dentro de los códigos 1D.
  3. Pueden almacenar hasta 128 números.
  4. Se destacan dentro de ellos EAN13(Europeo), UPC(USA).
  5. Frágiles a daños.
  6. Su generación y lectura, se pueden realizar con dispositivos convencionales.

Placas con código QR:

  1. Código bidimensional.
  2. Clasificadas dentro de los códigos 2D.
  3. Almacenan gran cantidad de información.
  4. Su formato no permite manejar micro código.
  5. Pueden manejar símbolos Kanji (Son gráficos de Japón).
  6. Fácil lectura y durabilidad, hasta con un 70% de integrabilidad del código.
  7. Su generación y lectura, se pueden realizar con dispositivos convencionales.

Marcación con código Datamatrix:

  1. Código bidimensional.
  2. Clasificadas dentro de los códigos 2D.
  3. Usando en el sector industrial, especialmente en la industria farmaceutica y de autopartes.
  4. Pueden ser impresos o por micropercución.
  5. Los de micropercución requieren lectores especializados y maquina de impresión.
  6. Muy alta duración.
  7. Mejoran problemas de deterioro y lectura del código de barra, lo que a su vez facilita la lectura de los datos.

Cuál etiqueta para activos fijos elegir ?

Para saber cual es la etiqueta que más te aplica para la marcación de tus activos fijos, debes tener en cuenta, si es para uso interior o exterior, el valor del activo fijo, el riesgo al cual esta expuesto el activo, después de esta consideraciones podrás elegir la mejor etiqueta para cada uno de tus activos fijos. Cabe mencionar que en una compañía pueden existir todo tipo de etiquetas, lo importante es determinar mediante una matriz de riesgo que tipo aplica para cada activo fijo.